Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) spielt eine zentrale Rolle im europäischen Geschäftsverkehr. Wer innerhalb der EU Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen verkauft, kommt an ihr kaum vorbei. Doch wann genau brauchst du eine USt-IdNr., wie unterscheidet sie sich von der Steuernummer – und was gilt für Kleinunternehmer*innen? Hier findest du alle wichtigen Infos im Überblick.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Umsatzsteuer-ID?
Die Umsatzsteuer-IdNr. ist eine eindeutige Kennnummer, die dein Unternehmen für steuerliche Zwecke innerhalb der Europäischen Union (EU) identifiziert.
Sie wird in Deutschland vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben und ist vor allem für Unternehmen relevant, die innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen erbringen – also grenzüberschreitend innerhalb der EU tätig sind.
Beispiel:
Ein deutsches Unternehmen verkauft Waren an eine Kundin in Frankreich. Wenn beide Unternehmen eine gültige USt-IdNr. besitzen, kann der Verkauf umsatzsteuerfrei erfolgen. Die Umsatzsteuer wird dann im Land der Käuferin durch diese abgeführt („innergemeinschaftlicher Erwerb“).Eine deutsche USt-IdNr. sieht so aus: DE123456789
- „DE“ = Länderkennzeichen für Deutschland
- Danach folgt eine neunstellige Zahl
Wer braucht eine Umsatzsteuer-ID?
Eine USt-IdNr. ist erforderlich, wenn du Waren oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten lieferst oder von dort beziehst.
Dies gilt grds. für alle Unternehmer*innen (im umsatzsteuerlichen Sinne). Für Kleinunternehmer*innen gelten gesonderte Regelungen (s. u.).
Wenn du ausschließlich in Deutschland tätig bist und keine Geschäfte mit anderen EU-Ländern machst, genügt in der Regel deine normale Steuernummer. In diesem Fall benötigst Du nicht zwingend eine USt-IdNr. Beantragen kannst du sie trotzdem.
Im Geschäftsalltag begegnen Unternehmer*innen gleich mehrere Identifikationsnummern. Obwohl sie alle ähnlich klingen, erfüllen sie unterschiedliche Zwecke. Hier ist der Überblick:
- Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.):
Ergänzt die Steuernummer, wenn du innerhalb der EU tätig bist. Sie ermöglicht die umsatzsteuerfreie Abwicklung von Geschäften mit anderen Unternehmen im EU-Binnenmarkt. - Steuernummer:
Deine „Basisnummer“ für alle steuerlichen Vorgänge in Deutschland. Du bekommst sie automatisch vom Finanzamt, sobald du eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit anmeldest. Unter dieser Nummer übermittelst du deine Steuererklärungen.
Tipp: halte diese Nummer bei deinem Anruf beim Finanzamt unbedingt bereit, damit der / die Sachbearbeiter*in dich leichter zuordnen kann. - Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.):
Diese Nummer soll künftig die Verwaltung vereinfachen und eine dauerhafte, einheitliche Kennung für jedes Unternehmen darstellen. Sie muss nicht beantragt werden, sondern wird nach Anmeldung beim Finanzamt automatisiert vergeben. Aktuell erfolgt dies schrittweise bei den bereits bestehenden Unternehmen.
Umsatzsteuer-ID für Kleinunternehmer*innen
Wenn du die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) anwendest, gelten deine Umsätze in Deutschland als steuerfrei. Aus diesem Grund sind deine Einkäufe aus dem EU-Ausland i. d. R. keine innergemeinschaftlichen Erwerbe, weshalb du keine USt-IdNr. benötigst. Voraussetzung hierfür ist, dass der Gesamtbetrag der Entgelte für Erwerbe (Erwerbsschwelle) den Betrag von 12.500 € im vorangegangenen Kalenderjahr nicht überstiegen hat und diesen Betrag im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht übersteigen wird.
Tipp: auf diese Regelung kann der Erwerber verzichten, sodass er die Umsätze doch versteuert. Die Beantragung einer USt-IdNr. gilt als Verzicht. Deshalb sollte man sich dies im Voraus gut überlegen. Der Verzicht ist für 5 Jahre bindend.
Wie beantrage ich eine Umsatzsteuer-ID?
Die USt-IdNr. kannst du kostenlos online beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragen.
Das geht ganz einfach über das Online-Formular: https://www.bzst.de
Benötigte Angaben:
- Steuernummer deines Unternehmens
- Name und Anschrift
- Rechtsform
- ggf. Ansprechpartner*in oder steuerliche Vertretung
Die Bearbeitung dauert in der Regel wenige Tage bis Wochen. Deine USt-IdNr. erhältst Du per Post.
Tipps & FAQ rund um die Umsatzsteuer-ID
Muss ich die USt-ID auf Rechnungen angeben?
Ja, wenn du innergemeinschaftliche Lieferungen oder Dienstleistungen an andere Unternehmen innerhalb der EU erbringst, muss deine Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung stehen.
Sie dient der eindeutigen Identifikation deines Unternehmens. Fehlt die USt-IdNr., kann das Finanzamt die umsatzsteuerfreie Behandlung verweigern.
Für Inlandsrechnungen innerhalb Deutschlands ist die Angabe der USt-IdNr. nicht zwingend, die Steuernummer reicht hier aus.
Tipp: für das Vorliegen einer „ordnungsgemäßen Rechnung“ ist die Angabe der Steuernummer bzw. USt-IdNr. verpflichtend.
Wo wird die Umsatzsteuer-ID veröffentlicht (z. B. Impressum)?
Wenn dein Unternehmen online tätig ist, solltest du die USt-IdNr. im Impressum deiner Website angeben – besonders, wenn du Geschäfte innerhalb der EU abwickelst.
Dadurch erfüllst du nicht nur rechtliche Vorgaben, sondern erleichterst Geschäftspartner*innen auch die Prüfung deiner Identität.
Sie kann auch auf Briefpapier, Angeboten und Rechnungen erscheinen.
Kann ich die Gültigkeit der USt-IdNr. meiner Geschäftspartner*innen prüfen?
Das Bestätigungsverfahren ermöglicht deutschen Unternehmen die Prüfung, ob zum Zeitpunkt der Leistungserbringung die Lieferung oder sonstige Leistung an ein in einem anderen EU-Mitgliedsstaat registriertes Unternehmen erbracht wird.
In Deutschland werden keine Daten zu USt-IdNrn. anderer EU-Mitgliedstaaten gespeichert. Das BZSt (Bundeszentralamt für Steuern) leitet Bestätigungsanfragen direkt und automatisiert an die Behörden der jeweiligen EU-Mitgliedstaaten weiter.
Das Bestätigungsverfahren erfolgt über das BzSt über die Mehrfachabfrage via Schnittstelle oder die Einzelabfrage. Über beide Dienste ist rund um die Uhr die Bestätigung der Gültigkeit einer USt-IdNr. möglich: http://evatr.bff-online.de/eVatR/.
Was passiert, wenn ich keine Umsatzsteuer-ID habe, aber eine bräuchte?
In diesem Fall können Lieferungen oder Leistungen nicht umsatzsteuerfrei abgerechnet werden. Das Finanzamt behandelt den Umsatz als „normale“ inländische Leistung, und du musst deutsche Umsatzsteuer berechnen. In diesem Fall empfiehlt es sich, die USt-IdNr. zu beantragen und schnellstmöglich auf der Rechnung zu ergänzen.
Wie lang ist die USt-IdNr. gültig?
Die USt-IdNr. unterliegt grundsätzlich keiner zeitlichen Begrenzung. Es wird aber davon ausgegangen, dass die USt-IdNr. erlischt, wenn der Inhaber stirbt.
Persönliche Beratung lohnt sich
Viele steuerliche Vorteile sind nicht auf den ersten Blick erkennbar – und manche lassen sich nur durch rechtzeitige Planung nutzen. Ob Sie gerade starten oder schon länger selbstständig sind: Die BSS unterstützt Sie gerne dabei, alle Möglichkeiten optimal auszuschöpfen.
