Wer sich selbstständig macht, kümmert sich nicht nur um Kund*innen, Aufträge und Geschäftsmodelle – auch steuerliche Pflichten gehören von Anfang an dazu. Doch welche Steuern kommen auf Selbstständige zu? Und wann müssen diese gezahlt werden?
In diesem Beitrag erhalten Sie einen übersichtlichen Leitfaden: Welche Steuern für Selbstständige und Unternehmer*innen je nach Rechtsform relevant sind, welche Fristen und Freibeträge gelten – und wie Sie gezielt Steuern sparen können.
Inhaltsverzeichnis
Überblick über die Steuerarten für Selbstständige und Unternehmer*innen
Viele fragen sich: Welche Steuern muss ich als Selbstständige*r zahlen? Die Antwort hängt von der Rechtsform, dem Umsatz und der Art der Tätigkeit ab. Die wichtigsten Steuerarten sind:
- Einkommensteuer (inkl. Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer)
- Gewerbesteuer
- Umsatzsteuer
- Körperschaftsteuer
- Kapitalertragsteuer
- Lohnsteuer
Einkommensteuer
Die Einkommensteuer betrifft grundsätzlich alle natürlichen Personen mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt in Deutschland. Sie wird auf das zu versteuernde Einkommen erhoben – also auf die Einkünfte minus Ausgaben (Vorsorgeaufwendungen, Sonderausgaben, Freibeträge). Für Selbstständige bestehen diese Einkünfte in der Regel aus dem betrieblichen Gewinn (und ggf. weiteren Einkünften, z. B. aus Angestelltenverhältnissen, Renten, Vermietung). Der Gewinn ermittelt sich aus der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder – bei buchführungspflichtigen Unternehmen – aus dem Jahresabschluss.
In Deutschland gilt ein progressiver Steuersatz – das bedeutet: Wer mehr verdient, zahlt prozentual mehr Steuern. Bis zu einem Jahreseinkommen von 11.784 € (Stand 2025, für Ledige) fällt keine Steuer an. Danach steigt der Steuersatz stufenweise – von 14 % bis 42 %, ab einem sehr hohen Einkommen 45 %. Zusätzlich fallen gegebenenfalls Solidaritätszuschlag (5,5 % der Einkommensteuer) und Kirchensteuer (8 % oder 9 %) an.
Selbstständige sind verpflichtet, jährlich eine Einkommensteuererklärung abzugeben. In vielen Fällen fordert das Finanzamt auch vierteljährliche Vorauszahlungen.
Gewerbesteuer
Die Gewerbesteuer betrifft gewerbliche Unternehmen, zum Beispiel Einzelunternehmer*innen mit Handelsbetrieb, gewerbliche Personengesellschaften (z. B. OHG, KG) oder Kapitalgesellschaften wie GmbHs. Freiberufler*innen wie Ärzt*innen, Architekt*innen oder Steuerberater*innen sind von dieser Steuer befreit.
Die Gewerbesteuer wird auf den Gewinn des Unternehmens erhoben und an die Gemeinde gezahlt, in der das Unternehmen seinen Sitz hat. Wie hoch die Steuer ausfällt, hängt vom sogenannten Hebesatz ab – dieser wird von jeder Kommune individuell festgelegt. In Köln liegt er zum Beispiel bei 475 %, was vergleichsweise hoch ist. In kleineren Städten oder Gemeinden kann der Hebesatz deutlich niedriger sein – dort fällt bei gleichem Gewinn dann also weniger Gewerbesteuer an.
Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt ein Freibetrag von 24.500 €. Erst wenn der Jahresgewinn darüber liegt, fällt Gewerbesteuer an. Kapitalgesellschaften wie GmbHs zahlen immer Gewerbesteuer, ohne Freibetrag.
Die Gewerbesteuererklärung wird gemeinsam mit der Einkommensteuer- / Körperschaftsteuer- oder Feststellungserklärung an das Finanzamt übermittelt. Das Finanzamt erlässt daraufhin den Bescheid über die Festsetzung des Gewerbesteuermessbetrags. Dieser wird an die jeweilige Gemeinde versandt und dient als Bemessungsgrundlage für die Gewerbesteuer (Gewerbesteuermessbetrag * individueller Hebesatz = Gewerbesteuer). Auch hier können vierteljährliche Vorauszahlungen festgesetzt werden. Einzelunternehmer*innen und Gesellschafter*innen von Personengesellschaften können einen Teil der gezahlten Gewerbesteuer auf die Einkommensteuer anrechnen lassen.
Umsatzsteuer
Die meisten Selbstständigen müssen auf ihre Leistungen Umsatzsteuer berechnen – 19 % Regelsteuersatz, 7 % für bestimmte Waren (z. B. Lebensmittel zum Mitnehmen) und Dienstleistungen.
Eine Ausnahme gilt für Unternehmen, die unter die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) fallen: Wer im Vorjahr nicht mehr als 25.000 € Umsatz erzielt hat und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € Umsatz bleibt, ist Kleinunternehmer und nicht von der Umsatzsteuerpflicht betroffen. Man kann sich aber von der Kleinunternehmerregelung befreien lassen, sodass man doch Umsatzsteuer abführt und Vorsteuer abziehen kann.
Es gibt aber auch wichtige Steuerbefreiungen, bei denen keine Umsatzsteuer anfällt. Dazu zählen beispielsweise Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin.
Unternehmer*innen, die umsatzsteuerpflichtig sind, müssen monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt abgeben. Außerdem ist am Jahresende eine Umsatzsteuerjahreserklärung erforderlich.
Körperschaftssteuer
Die Körperschaftsteuer betrifft Kapitalgesellschaften wie GmbHs, AGs und UGs (haftungsbeschränkt). Bemessungsgrundlage ist das zu versteuernde Einkommen, das mit 15 % Körperschaftsteuer belastet wird. Hinzu kommt der Solidaritätszuschlag (5,5 % der Körperschaftsteuer), sodass die effektive Belastung bei rund 15,8 % liegt.
Ein Freibetrag existiert in der Regel nicht (mit einigen wenigen Ausnahmen). Die Steuer fällt ab dem ersten Euro Gewinn an. Kapitalgesellschaften müssen jedes Jahr eine Körperschaftsteuererklärung beim Finanzamt abgeben. Auch hier können vierteljährliche Vorauszahlungen festgesetzt werden.
Kapitalertragsteuer
Kapitalertragsteuer entsteht u. a. für Zinseinnahmen bei Banken, Erträgen aus Fonds oder wenn Kapitalgesellschaften Gewinne an ihre Gesellschafter*innen auszahlen – zum Beispiel in Form von Dividenden bei AGs oder Gewinnausschüttungen bei GmbHs.
Der Steuersatz beträgt 25 %, dazu kommt ein Solidaritätszuschlag (5,5 % auf die Steuer). Die Gesellschaft, die die Ausschüttung vornimmt, ist verpflichtet, eine Kapitalertragsteuer-Anmeldung abzugeben und die entsprechende Steuer an das Finanzamt zu zahlen.
Privatpersonen haben einen Sparer-Pauschbetrag von 1.000 € pro Jahr (bei Ehepaaren 2.000 €). Wird dieser Betrag überschritten, wird die Kapitalertragsteuer automatisch einbehalten und an das Finanzamt abgeführt. Um den Pauschbetrag zu nutzen, muss ein Freistellungsauftrag bei der Bank eingereicht werden. Wenn man den Auftrag versäumt hat oder man Ausschüttungen von einer GmbH bekommt, kann man die Erträge in seiner Einkommensteuererklärung abgeben, sodass der Sparer-Pauschbetrag nachträglich angerechnet wird.
Lohnsteuer
Wer Mitarbeitende beschäftigt, muss Lohnsteuer vom Gehalt einbehalten und ans Finanzamt abführen. Die Höhe hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter Gehalt, Steuerklasse, Kinderfreibetrag und ggf. Kirchensteuerpflicht ab. Bei relativ hohen Einkommen wird auch der Solidaritätszuschlag berechnet.
Die Abgabe erfolgt in der Regel monatlich, je nach Größe des Unternehmens auch vierteljährlich oder jährlich.
Welche Unternehmensform zahlt welche Steuern?
Je nach Rechtsform gelten unterschiedliche steuerliche Pflichten. Die folgende Übersicht zeigt, welche Steuerarten bei den gängigen Unternehmensformen typischerweise anfallen.
| Rechtsform | Steuerpflichten |
| Einzelunternehmer*in (inkl. Freiberufler*innen, Kleinunternehmer*innen, e.K.) | Einkommensteuer Gewerbesteuer (außer Freiberufler*innen) Umsatzsteuer (außer Kleinunternehmer*innen) Lohnsteuer (bei Beschäftigung von Mitarbeitenden) |
| Personengesellschaft (z.B. GbR, OHG, KG) | Einkommensteuer (bei den Gesellschafter*innen) Gewerbesteuer Umsatzsteuer Lohnsteuer (bei Beschäftigung von Mitarbeitenden) Optional in bestimmten Fällen: Körperschaftsteuer Solidaritätszuschlag |
| Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH, UG, SE, KGaA, AG) | Körperschaftsteuer Gewerbesteuer Umsatzsteuer Lohnsteuer (bei Beschäftigung von Mitarbeitenden) Kapitalertragsteuer (bei Ausschüttungen) |
Fristen und Pflichten in der Selbstständigkeit
Wer selbstständig ist, hat zahlreiche steuerliche Pflichten – dazu gehört insbesondere, bestimmte Abgabefristen einzuhalten. Bei Personengesellschaften wird eine Steuererklärung zur gesonderten und einheitlichen Feststellung gemacht. Da wird der Gewinn festgestellt und auf die Gesellschafter*innen verteilt. Der Gewinnanteil wird dann in der Einkommensteuererklärung der Gesellschafter*innen berücksichtigt. Falls diese bereits an das Finanzamt übermittelt wurde, übernimmt das Finanzamt den Gewinnanteil von Amts wegen.
Abgabe der Steuererklärungen
Für Selbstständige, die ihre Steuererklärungen (Einkommensteuer-, Körperschaftsteuer-, Gewerbesteuer-, Umsatzsteuerjahreserklärung, Feststellungserklärungen) ohne Steuerberater*in abgeben (z. B. über ELSTER), gelten folgende Fristen:
- Veranlagungsjahr 2024: Abgabe bis 31. Juli 2025
- Veranlagungsjahr 2025: Abgabe bis 31. Juli 2026
Wer die Steuererklärung durch eine*n Steuerberater*in einreichen lässt, hat in der Regel mehr Zeit:
- Veranlagungsjahr 2024: Abgabe bis 30. April 2026
- Veranlagungsjahr 2025: Abgabe bis 1. März 2027
Wichtig: Bei verspäteter Abgabe ohne Fristverlängerung drohen Verspätungszuschläge.
Steuervorauszahlungen
Selbstständige müssen nicht nur einmal im Jahr ihre Steuererklärungen abgeben, sondern auch während des Jahres regelmäßig Vorauszahlungen leisten. Das betrifft die Einkommensteuer, die Gewerbesteuer und – bei Kapitalgesellschaften – die Körperschaftsteuer. Die Höhe der Vorauszahlungen wird vom Finanzamt auf Basis des letzten Steuerbescheids geschätzt. Innerhalb des Jahres ist es jederzeit möglich eine Anpassung der Vorauszahlungen zu beantragen. Die Zahlung erfolgt in der Regel vierteljährlich, zu folgenden Terminen:
Einkommen- und Körperschaftssteuer:
- 10. März
- 10. Juni
- 10. September
- 10. Dezember
Gewerbesteuer:
- 15. Februar
- 15. Mai
- 15. August
- 15. November
Umsatzsteuer:
Auch bei der Umsatzsteuer müssen regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt eingereicht und die entsprechenden Beträge gezahlt werden – je nach Höhe der Umsatzsteuer im Vorjahr monatlich oder vierteljährlich. Im Gegensatz zur Einkommen- oder Gewerbesteuer handelt es sich dabei nicht um Vorauszahlungen, sondern um tatsächliche Abrechnungen der bereits erzielten Umsätze und vereinnahmten Umsatzsteuer.
- Abgabe bis zum 10. Tag des Folgemonats (z. B. Januar → 10. Februar)
- Mit Antrag auf Dauerfristverlängerung gibt es einen Monat mehr Zeit (plus ggf. Sondervorauszahlung)
Welche Freibeträge und Steuervergünstigungen gibt es?
Selbstständige können verschiedene Freibeträge und Vergünstigungen nutzen, um ihre Steuerlast zu senken.
Grundfreibetrag
Der Grundfreibetrag gilt bei der Einkommensteuer und stellt sicher, dass das Existenzminimum steuerfrei bleibt. Erst Einkommen oberhalb dieser Grenze wird besteuert. Für 2025 liegt der Freibetrag bei 12.096 € für Alleinstehende und 24.192 € für Verheiratete. Für 2026 liegt dieser bei 12.348 € bzw. 24.696 €.
Gewerbesteuer-Freibetrag
Einzelunternehmen und Personengesellschaften haben einen Freibetrag von 24.500 € auf den Jahresgewinn. Erst darüber fällt Gewerbesteuer an. Für Kapitalgesellschaften gilt dieser Freibetrag nicht.
Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
Die Kleinunternehmerregelung ermöglicht es Selbstständigen, in ihren Rechnungen auf den Ausweis von Umsatzsteuer zu verzichten. Voraussetzung ist, dass der Umsatz im Vorjahr nicht höher als 25.000 € war und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € bleibt. Wer diese Regelung nutzt, muss keine Umsatzsteuer ausweisen und keine Umsatzsteuervoranmeldungen und -jahreserklärungen abgeben. Das spart Zeit und Kosten.
Allerdings entfällt damit auch der Vorsteuerabzug – also die Möglichkeit, sich die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen vom Finanzamt zurückzuholen. Das kann ein Nachteil werden, wenn viele betriebliche Ausgaben geplant sind.
Wer weiß, dass bald hohe Investitionen anstehen, kann freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und Umsatzsteuer ausweisen. In solchen Fällen bringt der Vorsteuerabzug oft mehr Ersparnis als die Befreiung. Aber: Die Entscheidung sollte gut überlegt sein, denn sie ist für fünf Jahre bindend.
Steuern sparen: Unsere Tipps für Selbstständige
Im steuerlichen Bereich steckt oft mehr Sparpotenzial, als viele denken. Wer seine Möglichkeiten kennt und sinnvoll nutzt, kann die Steuerlast spürbar senken.
Betriebsausgaben & Abschreibungen
Viele Kosten, die im Rahmen Ihrer selbstständigen Tätigkeit entstehen, sind steuerlich absetzbar. Dabei gilt: Je besser dokumentiert, desto einfacher in der Steuererklärung.
Arbeitszimmer
Wenn das häusliche Arbeitszimmer der Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit ist, können Sie alle damit verbundenen Kosten (z.B. Miete, Strom, Ausstattung) teilweise oder sogar vollständig absetzen. Alternativ steht Ihnen eine Jahrespauschale von 1.260 € zur Verfügung.
Wird das Arbeitszimmer nur gelegentlich genutzt, können Sie pauschal 6 € pro Tag abziehen – höchstens jedoch ebenfalls 1.260 € pro Jahr.
Geschäftswagen & Fahrtkosten
Nutzen Sie Ihren PKW beruflich, können Sie die Kosten steuerlich absetzen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Der Wagen gehört zum Betriebsvermögen:
Das ist möglich, wenn Sie das Auto mindestens zu 10 % für betriebliche Zwecke nutzen. Bei über 50 % betrieblicher Nutzung muss es sogar dem Betriebsvermögen zugeordnet werden.
Dann können Sie alle laufenden Kosten absetzen – zum Beispiel für Sprit, Reparaturen, Versicherung oder Leasing.
Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, können Sie sich zusätzlich die Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen.
2. Wird das Fahrzeug auch privat genutzt, muss dieser Anteil versteuert werden – wahlweise:
- 1 % des Bruttolistenpreises pro Monat (pauschale Methode) oder
- per Fahrtenbuch (genaue Aufzeichnung von privaten und geschäftlichen Fahrten) oder
- der Wagen wird im Privatvermögen gehalten und nur für einzelne berufliche Fahrten werden mit 0,30 € pro Kilometer (ab 2026: 0,38 €) als Betriebsausgabe angesetzt. Ein Abzug der tatsächlichen Kosten sowie ein Vorsteuerabzug scheiden in diesem Fall aus.
Bewirtungskosten
Wenn Sie Kund*innen, Geschäftspartner*innen oder andere berufliche Kontakte zum Essen einladen, können Sie 70 % der Ausgaben absetzen.
Wichtig ist ein korrekt ausgestellter Bewirtungsbeleg, der folgende Angaben enthalten muss:
- maschineller Kassenbon mit einzeln aufgeführten Speisen und Getränken
- Name der Gastgeber*in (also von Ihnen)
- Anlass der Bewirtung
- Teilnehmende Personen
- Datum und Ort
- Unterschrift
Technische Ausstattung und Arbeitsmittel
Auch technische Geräte und Arbeitsmittel wie Laptop, Handy, Kamera, Maschinen oder Büromöbel können als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG, bis 800 € netto) können sofort komplett im Jahr des Kaufs abgesetzt werden. Teurere Anschaffungen (über 800 € netto) dürfen jedoch meist nicht vollständig im Jahr des Kaufs abgesetzt, sondern müssen über mehrere Jahre abgeschrieben werden – je nach Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle (z. B. Computer: 1 Jahr, Bürostuhl: 13 Jahre).
Auch Sammelposten (Poolabschreibung bei Anschaffungen zwischen 250 € und 1.000 €) oder Sonderabschreibungen (z. B. 40 % zusätzlich im ersten Jahr) können sinnvoll sein – sprechen Sie uns dazu gerne individuell an.
Steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten
Mit der richtigen Planung lassen sich viele steuerliche Vorteile nutzen. Einige Beispiele:
Rechtsformwahl
Ob Einzelunternehmen, GbR oder GmbH – die Rechtsform beeinflusst nicht nur Ihre Haftung, sondern auch Ihre Steuerlast. In manchen Fällen kann ein Wechsel der Rechtsform erhebliche Vorteile bringen, etwa bei wachsendem Gewinn oder geplanter Investition.
Gewinnverlagerung
Wenn Sie größere Ausgaben oder Anschaffungen planen, lohnt es sich oft, Einnahmen und Ausgaben zeitlich zu verschieben. So lässt sich der zu versteuernde Gewinn gezielt beeinflussen. Das funktioniert aber nur mit guter Planung.
Investitionsabzugsbetrag und Sonderregelungen
Wenn Sie vorhaben, demnächst in neue Geräte, Maschinen oder andere Betriebsausstattung zu investieren, können Sie schon vor dem Kauf Steuern sparen. Mit dem sogenannten Investitionsabzugsbetrag (IAB) dürfen Sie bis zu 50 % der geplanten Kosten bereits bis zu 3 Jahre vorher absetzen – bevor die Anschaffung überhaupt stattgefunden hat. So können Sie Ihre Steuerlast verringern und die Investition besser vorbereiten.
Die Voraussetzungen:
- Es muss sich um ein bewegliches und abnutzbares Wirtschaftsgut handeln (z. B. Computer, Maschinen, Fahrzeuge),
- das zum Anlagevermögen gehört,
- überwiegend betrieblich genutzt wird (mind. 90 %),
- und innerhalb von drei Jahren angeschafft wird.
- Außerdem darf Ihr Gewinn im Jahr des Abzugs nicht mehr als 200.000 € betragen.
Nach dem Kauf kann zusätzlich eine Sonderabschreibung in Höhe von bis zu 40 % über fünf Jahre genutzt werden – auch das senkt die Steuerlast erheblich.
Persönliche Beratung lohnt sich
Viele steuerliche Vorteile sind nicht auf den ersten Blick erkennbar – und manche lassen sich nur durch rechtzeitige Planung nutzen. Ob Sie gerade starten oder schon länger selbstständig sind: Die BSS unterstützt Sie gerne dabei, alle Möglichkeiten optimal auszuschöpfen.
